UYUM
1. AMAÇ
Uyum Politikasının (“Politika”) amacı Autogong Ltd Şti. etik kurallar doğrultusunda yolsuzluk karşıtı yasal düzenlemelere, mesleki ilkelere ve evrensel kurallara uyumunun sağlanmasıdır.
2. KAPSAM
Uyum politikası;
- Autogong Ltd Şti. Yönetim Kurulu da dahil olmak üzere tüm Autogong Ltd Şti. çalışanlarını,
- Mal ve hizmet aldığımız firmaları ve çalışanlarını, tedarikçi, danışmanlar, avukatlar, iç ve dış denetçiler de dahil olmak üzere Autogong Ltd Şti. adına görev yapan kişi ve kuruluşları (iş ortakları) kapsamaktadır.
Bu politika;
- Yönetim kurulu ve tüm çalışanlar tarafından benimsenen etik ilkelerin,
- Birleşmiş Milletler’in Küresel İlkeler Sözleşmesi’ne katılarak uymayı taahhüt ettiğimiz ilkelerin,
- İnsan Kaynakları Uygulamaları’nın
- Disiplin Yönetmeliğinin ayrılmaz bir parçasıdır.
3. TANIMLAR
Yolsuzluk, bulunulan konum nedeniyle sahip olunan yetkinin doğrudan veya dolaylı olarak her nevi kazanç sağlama amacıyla kötüye kullanılmasıdır.
Yolsuzluk pek çok farklı şekilde gerçekleştirilebilir, bunlar arasında:
- Nakit ödemeler,
- Siyasi ya da diğer bağışlar,
- Komisyon,
- Sosyal haklar,
- Hediye, ağırlama,
- Diğer menfaatler sayılabilir.
4. GÖREV VE SORUMLULUKLAR
Uyum Politikasının uygulanması ve güncellenmesi Yönetim Kurulu’nun yetki, görev ve sorumluluğundadır. Bu çerçevede;
- Yönetim Kurulu’nca politika ve stratejilerin yazılı hale getirilmesinin ve gerekli sistemlerin kurulmasının sağlanması,
- Üst düzey yönetimin Yönetim Kurulu’nun belirleyeceği esaslara uygun olarak risklerini değerlendirmeleri ve gerekli kontrol mekanizmalarını tesis etmeleri,
- Her bir birim amiri kendi görev alanında Autogong Ltd Şti. faaliyetlerinin güvenli ve yasal düzenlemelere uyumlu şekilde yürütülüp yürütülmediğinin takibinin yapılması,
- Politikalara, kural ve düzenlemelere uyulmaması durumunda bildirim, inceleme ve yaptırım mekanizmalarının belirlenmesi ve işletilmesi gerekmektedir.
Ayrıca tüm Autogong Ltd Şti. çalışanları;
- Yönetim Kurulu’nca belirlenen politikalara uyum sağlamak,
- Kendi faaliyet alanları ile ilgili risklerin etkin şekilde yönetmek,
- İlgili yasal düzenlemelere ve Autogong Ltd Şti. uygulamalarına uyumlu bir şekilde çalışmak,
- Politika’ya aykırı bir davranış, faaliyet ya da uygulama ile karşılaşılması durumunda Yönetim Kurulu’na bildirmek ile sorumludur.
5. MAL VE HİZMET ALINAN VE SATILAN FİRMALAR VE İŞ ORTAKLARI
Mal ve hizmet alınan ve satılan firmaların ve iş ortaklarının, Politika esaslarına ve ilgili diğer yasal düzenlemelere uyum sağlaması zorunludur ve bunlara uymayan kişi ve kuruluşlar ile çalışmalar sonlandırılır.
5.1 Firma ve İş Ortaklarının Seçimi
Üst düzey yönetimce, mal ve hizmet alınan ve satılan firmaların ve iş ortaklarının seçimi aşamasında tecrübe, mali performans, teknik yeterlilik gibi kriterleri ile birlikte etik düzeyleri ve bu alanda olumlu bir geçmişe sahip olmaları da dikkate alınır. Yolsuzlukla ilgili olumsuz istihbaratı olan firma ya da iş ortaklarıyla, diğer kriterleri karşılasalar bile çalışılmaz. Bu kapsamda herhangi bir iş ilişkisine girmeden önce gerekli araştırma ve değerlendirmelerin yapılması sorumluluğu öncelikle yönetim kurulundadır.
5.2 Firma ve İş Ortakları İle Anlaşma Sağlanması
Olumlu istihbaratı olan ve diğer kriterleri karşılayan firma ve iş ortaklarıyla yapılacak anlaşma ve sözleşmelerde;
- Politikada belirtilen esaslara ve ilgili diğer düzenlemelere tam uyum sağlanması,
- Çalışanlarının bu esasları özümsemesi ve buna uygun davranması,
- Belirli periyotlarla çalışanlarının Politika ile ilgili eğitimler almalarının sağlanması,
- Çalışanlarına bildirim yükümlülükleri ile ilgili düzenli hatırlatma yapması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda bildirim yapmalarını teşvik etmesi ile ilgili şartlara yer verilir. Bunlara uyulmaması ya da Politika’ya aykırı bir durum oluşması durumunda çalışmanın ve yürürlükteki sözleşmelerin haklı sebeple sonlandırılacağına ilişkin hükümlere yer verilir.
6. YOLSUZLUK EYLEMLERİ İÇİN BAŞLICA RİSK ALANLARI
Firma ilgili yasa, düzenlemelere ve ilkelere daima tam uyumu hedefler ve amacı ne olursa olsun hiçbir yolsuzluk eylemine tolerans göstermez. Yolsuzluk eylemlerinin gerçekleşebileceği başlıca risk alanları aşağıda detaylı olarak tanımlanmaktadır:
6.1 Yolsuzluk
Autogong Ltd Şti. her türlü yolsuzluğun karşısındadır.
Yolsuzluk aracılığıyla Autogong Ltd Şti. le iş yapmak isteyen 3. taraflarla iş ilişkisinin devam ettirilmemesi gerekmektedir.
6.2 Hediye
Hediye, maddi bir ödeme gerektirmeyen ve genelde iş ilişkisinde bulunulan kişiler ya da müşteriler tarafından teşekkür ya da ticari nezaket icabı verilen bir üründür. Autogong Ltd Şti. tarafından üçüncü şahıslara teklif edilen ya da verilen her türlü hediye alenen, iyi niyetle ve koşulsuz olarak teklif edilmelidir. Hediyenin kabul edilebilmesi için de aynı prensipler geçerlidir ve bu prensiplerde yer verilen maddi değeri yüksek olmayan, sembolik hediyelerin dışında kesinlikle hediye kabul edilmemelidir. Ayrıca, bu kapsamda olsa bile hediye kabulünün sıklık arz etmemesi, kabul edilen hediyelerle ilgili kabul eden tarafından ilk amiri kanalıyla şirket Yönetim Kurulu’na bildirimde bulunulması gerekmektedir.
6.3 Ağırlama Politikası
Ağırlama, sponsorluğu şirket dışında bir kişi ya da başka bir şirket tarafından gerçekleştirilen bir etkinlik ya da faaliyettir. Ağırlama etkinlik/faaliyetleri arasında şunlar sayılabilir:
- Sosyal Etkinlikler
- Konaklama
- Yemek Daveti
Firma, ticari ilişkilerini geliştirmek ve normal ticari iletişim ağı kurma çalışmaları için üçüncü şahıslara ağırlama teklif edebilir. Bu üçüncü şahıslar arasında müşteriler, danışmanlar, avukatlar, denetçiler ve firmayla arasında ticari ilişki bulunan ilgili diğer şirketler (çalışanları, aileleri ve arkadaşları dahil) sayılabilir. Firma sunduğu ağırlamayı alenen, iyi niyetle ve koşulsuz olarak teklif eder. Ağırlama tekliflerinin kişisel veya bağlantılı olan kişiler (aile üyeleri, arkadaşlar, yakın ilişki içerisinde olunan kişiler vb.) adına kabulü için de aynı prensip geçerlidir. Firma esaslarına uygun olmayabilecek yüksek değerli bir ağırlama teklifi geldiğinde, bağlı olunan birim amirinden onay alınmalıdır. Politikada belirtilen hususlara uyumlu olsa dahi çıkar çatışmasına yol açabilecek veya bu şekilde algılanabilecek durumlara da sebebiyet verilmemeli, böyle durumlarda ağırlama teklifleri sunulmamalı veya kabul edilmemelidir.
6.4 Kolaylaştırma Ödemeleri
Bu Politikanın kapsamında yer alan kişi ve kuruluşların, devlet kurumları ile rutin bir işlemi ya da süreci (izin ve ruhsat almak, belge temin etmek, vb.) güvenceye almak ya da hızlandırmak için kolaylaştırma ödemeleri teklif edilmez.
6.5 Bağışlar
Firmanın tabi olduğu yasal mevzuat çerçevesinde bağış ve yardımlara belli sınırlamalar getirilmiştir. Ancak Autogong Ltd Şti. çalışanlarının işlerinden bağımsız olarak kendi topladıkları tutarlarla hayır kurumlarını desteklemeleri bu kapsamda değerlendirilmez.
7. EĞİTİM VE İLETİŞİM
Uyum Politikası, Autogong Ltd Şti. çalışanlarına duyurulmuş ve sürekli ve kolaylıkla erişilebilir durumdadır. Eğitimler, çalışanların farkındalığının artırılması için önemli bir enstrümandır. Bu kapsamda firma tüm birimlerin amirleri ile birlikte tüm çalışanların katılımının zorunlu olduğu eğitim programları tasarlar.
8. POLİTİKA İHLALLERİ VE YAPTIRIMLAR
Tüm Autogong Ltd Şti. çalışanları; bu Politika, ilgili yasal düzenlemeler ve yürürlükteki tüm yolsuzlukla mücadele kanunlarına uymakla yükümlüdürler. Çalışanların bu Politikada yer alan kurallara aykırı hareket etmesi durumunda, olayın mahiyetine göre iş akdinin feshine kadar gidebilecek disiplin cezaları gündeme gelmektedir. Ayrıca, ilgili yasal düzenlemeler ve yürürlükteki uyum yasalarına uymayanlar için, cezai sorumluluk söz konusu olabilmektedir. Bir yolsuzluk olayına katılmayı reddetmesi, bu Politikada yer alan esasların ihlalini ihbar etmesi ya da gelecekte gerçekleşmesi olası yolsuzluk eylemleri hakkında endişelerini dile getirmesi sebebiyle herhangi bir çalışanın kötü muameleye maruz kalması kabul edilemez. Politikaya aykırı olan veya olma ihtimali olan durumlarda, konu Yönetim Kurulu’nca incelenir ve uygunsuz davranışların tespiti halinde gerekli yaptırımlar uygulanır.
Mal ve hizmet alınan ve satılan firmalar veya Autogong Ltd Şti. adına görev yapan kişi ve kuruluşlarla ile yapılan sözleşmelerde Politika’ya aykırı davranış, tutum ya da faaliyet bulunduğunun belirlenmesi durumunda çalışmaların/ yürürlükteki sözleşmelerin Autogong Ltd Şti. tarafından haklı sebep ile tek taraflı olarak sonlandırılacağına dair hükümlere yer verilir ve Politika ihlali durumunda da istisna yapılmaksızın bu hükümler uygulanır.
9. GÖZDEN GEÇİRME
Bu Politika düzenli aralıklarla gözden geçirilerek gerekli güncellemeler yapılır ve Autogong Aracılık ve Danış. Hizm. Ltd. Şti ‘nin internet sitesinde ilan edilir.
